Niente più lavori in perdita come tenere sotto controllo i costi di ogni commessa
Poche cose fanno più male a un imprenditore di una piccola impresa di un lavoro che “sembrava buono” e che alla fine si rivela in perdita.
Il fatturato entra, il cliente è soddisfatto, tu hai la sensazione di aver lavorato bene. Poi guardi i numeri veri e ti accorgi che tra ore extra, materiali imprevisti e tempi dilatati hai guadagnato poco o nulla.
Il problema non è la singola commessa andata male.
Il problema è quando questo succede spesso e tu te ne accorgi solo a mesi di distanza.
Perché tanti lavori finiscono in perdita senza che te ne accorga subito
Dietro ai lavori in perdita ci sono quasi sempre gli stessi meccanismi.
- Le ore lavorate non vengono registrate con precisione per ogni commessa,
- I materiali vengono scaricati “a sentimento” senza collegarli al lavoro specifico,
- I costi indiretti non vengono considerati quindi il margine sembra più alto di quello reale,
- Non esiste un confronto chiaro tra preventivo e consuntivo ma solo impressioni a fine cantiere.
Finché ti affidi alla memoria e alle sensazioni è normale che alcuni lavori sfuggano di mano.
Il punto è che ogni commessa in perdita erode margine complessivo e mette pressione su tutti gli altri lavori.
La differenza tra fatturare tanto e guadagnare davvero
Una delle illusioni più pericolose è confondere fatturato con guadagno.
Soprattutto nei settori a commessa come edilizia, impianti, servizi tecnici il fatturato può crescere mentre il margine si assottiglia.
Senza un controllo di commessa preciso rischi di:
- rincorrere sempre più lavori per coprire margini troppo bassi,
- dire “sì” a cantieri complessi che ti occupano persone e mezzi senza ritorno adeguato,
- lavorare tantissimo e avere la sensazione che “non avanzi mai niente”.
La vera tranquillità arriva quando sai quali tipi di lavori ti fanno guadagnare e quali invece ti portano via energie senza un ritorno sufficiente.
Per capirlo servono numeri puntuali per commessa non solo per azienda nel complesso.
Controllo di commessa cosa significa davvero
Controllare una commessa non vuol dire solo sapere quanto hai fatturato a fine lavoro.
Vuol dire avere sotto controllo quattro elementi chiave.
- Ore lavorate. Chi ha lavorato sulla commessa, per quante ore, in quali giorni, con quale mansione.
- Materiali e acquisti. Cosa è stato utilizzato, quanto è costato, quanto di quel materiale è stato realmente consumato in quel lavoro.
- Costi indiretti. Noleggi, trasferte, spese varie che spesso si dimenticano o si sottostimano.
- Confronto preventivo/consuntivo. Quanto avevi previsto di spendere e quanto hai speso davvero.
Senza questi elementi rischi di giudicare una commessa dalla sensazione del momento invece che dal suo margine reale.
Gli errori più frequenti nella gestione delle commesse
Ci sono alcuni errori ricorrenti che trasformano lavori potenzialmente buoni in lavori in perdita.
- Le ore non vengono registrate giorno per giorno ma “a spanne” alla fine,
- Materiali e costi restano sul gestionale del fornitore o sulle fatture passive senza essere attribuiti alla commessa,
- I tecnici o gli operai non hanno uno strumento semplice per indicare su quale lavoro hanno operato,
- I file excel di controllo sono complessi quindi nessuno li aggiorna con regolarità,
- Il confronto con il preventivo avviene quando ormai il lavoro è concluso quindi non puoi più correggere la rotta.
Il risultato è che le decisioni vengono prese in ritardo.
Ti accorgi dei problemi solo quando il danno è fatto.
I segnali che ti dicono che il controllo di commessa non sta funzionando
Se ti riconosci in almeno due di questi segnali è il momento di fermarti a riflettere.
- Non sai rispondere con numeri chiari alla domanda “quanto abbiamo guadagnato su questo lavoro”,
- Ti capita di dire “sui piccoli lavori credo ci andiamo sotto ma almeno teniamo il cliente”,
- Alcune squadre sono sempre piene di lavoro però non capisci se sono davvero redditizie,
- Alla fine dell’anno il margine complessivo non ti soddisfa anche se hai lavorato tanto.
Non è una questione di capacità personale.
È una questione di metodo e di strumenti.
Come impostare un controllo di commessa semplice e sostenibile
La parola chiave qui è sostenibile.
Una piccola impresa non può permettersi sistemi complicati che nessuno aggiorna.
Serve qualcosa che funzioni nella realtà di tutti i giorni.
Ecco un possibile approccio.
- Definisci cosa vuoi sapere a fine commessa.
Per esempio: fatturato, ore totali, costo materiali, costo esterni, margine in euro e in percentuale. - Stabilisci dove raccogli questi dati.
Un unico posto, sempre quello. Idealmente un gestionale che consente di collegare ore e costi alla commessa. - Rendi semplice la registrazione delle ore.
Chi lavora sul campo deve poter indicare in pochi secondi su quale commessa sta lavorando senza dover compilare moduli infiniti. - Collega materiali e acquisti alla commessa.
Ogni volta che carichi una fattura di acquisto o scarichi magazzino devi poter dire “questo è per la commessa X”. - Prevedi un momento periodico di verifica.
Una volta alla settimana o ogni dieci giorni apri le commesse principali e guardi come stanno andando rispetto al preventivo.
Piccoli passi, grande impatto.
Già solo impostando questo schema inizi a vedere quali lavori ti portano valore e quali invece ti drenano risorse.
Perché excel e file sparsi non bastano più per le commesse
Molte aziende provano a gestire il controllo di commessa con fogli excel, file condivisi, tabelle manuali.
Funziona finché il numero di lavori e di persone è limitato. Poi si inceppa.
Con file e tabelle succede che:
- non tutti aggiornano con la stessa disciplina,
- la versione “giusta” del file non è sempre chiara,
- collegare fatture, ore e materiali alla commessa diventa un lavoro lungo che viene rimandato,
- l’analisi arriva sempre dopo non durante il lavoro.
Il rischio è trasformare il controllo di commessa in un compito pesante che nessuno ha voglia di fare.
Invece dovrebbe essere uno strumento quotidiano di guida, non un esercizio contabile a posteriori.
Come un gestionale semplice ti aiuta ad evitare i lavori in perdita
Un gestionale pensato per le piccole imprese può rendere naturale il controllo dei costi di commessa senza appesantire il lavoro delle persone.
Un sistema come questo ti permette di:
- creare la commessa collegandola da subito al cliente e al preventivo,
- registrare le ore direttamente sulla commessa con pochi clic,
- associare materiali e acquisti al lavoro corretto mentre carichi le fatture,
- vedere in ogni momento il margine parziale del lavoro non solo a fine cantiere,
- confrontare a colpo d’occhio preventivo e consuntivo per capire dove stai sforando.
Tutto questo ha un effetto concreto.
Non aspetti più mesi per scoprire che un lavoro è andato male ma puoi correggere la rotta mentre è ancora in corso.
Il contributo di un gestionale umano come ContAttiva
Qui entra in gioco il tipo di gestionale che scegli.
Per una piccola impresa non serve uno strumento enorme serve uno strumento concreto.
Un gestionale umano come ContAttiva ti aiuta perché:
- è completamente web quindi in cantiere o dal cliente puoi comunque registrare ore e avanzamento,
- è semplice da usare quindi anche chi non è “da ufficio” può gestire le proprie attività senza paura di sbagliare,
- non richiede server o infrastrutture complesse quindi puoi concentrarti sui processi non sulla tecnologia,
- ha un canone sostenibile e senza vincoli lunghi quindi puoi introdurre il controllo di commessa senza appesantire i costi fissi,
- ti offre assistenza vicina alle esigenze reali della piccola impresa non solo manuali tecnici.
In pratica trasforma il controllo di commessa da peso burocratico a strumento di guida quotidiana.
Una domanda da portare a casa
Se oggi scegli un lavoro importante per la tua azienda sapresti dire con numeri semplici quanto hai guadagnato davvero sulla commessa più simile svolta negli ultimi mesi.
Se la risposta è “più o meno” forse è il momento di pensare a un modo diverso di tenere sotto controllo i costi.
Perché ogni lavoro in perdita non è solo un errore tecnico è un pezzo del tuo tempo della tua squadra e della tua serenità che se ne va senza tornare.
Se leggendo questo articolo hai riconosciuto almeno un pezzo della tua azienda forse è il momento di vedere come potrebbe funzionare in modo diverso. Raccontaci in poche righe come lavori oggi con clienti lavori e scadenze e prepareremo per te una dimostrazione personalizzata di ContAttiva costruita sulla tua giornata tipo non su slide generiche. Nessun impegno nessun vincolo solo un confronto concreto per capire se questo gestionale umano può davvero alleggerire il tuo prossimo anno di lavoro.
