Dal rifare tutto ogni mese al “fatto una volta buono per sempre” con le automazioni
Quante cose nella tua azienda fai ancora manualmente anche se ti ripeti da tempo che “prima o poi le metterai a posto”.
Report da ricopiare, scadenze da ricordare, mail standard da riscrivere, documenti da ricreare identici cambiando solo pochi dati.
Ogni attività singola sembra piccola.
Il problema è la somma. Il tempo che perdi a rifare sempre le stesse cose è tempo che togli a clienti sviluppo organizzazione.
Il costo nascosto del “rifare da capo”
Nella quotidianità dell’impresa succede spesso questo.
- Ricostruisci sempre le stesse tabelle per controllare dati,
- Compili ogni volta documenti che si assomigliano,
- Insegui colleghi per chiedere informazioni che potrebbero emergere da un sistema,
- Rifai passaggi che qualcuno ha già fatto perché non ti fidi dei dati.
Ogni volta pensi “sono cinque minuti”.
Ma quei cinque minuti moltiplicati per settimane persone attività diventano ore sottratte alle cose che farebbero crescere l’azienda.
Perché continuiamo a lavorare in modo manuale
Non è solo questione di abitudine.
Ci sono motivi molto concreti che portano a rimandare l’introduzione di automazioni.
- Paura di complicare la vita alle persone con nuovi strumenti,
- Timore che automatizzare significhi perdere il controllo sui processi,
- Mancanza di tempo per fermarsi a progettare un modo diverso di fare le cose,
- Esperienze negative con software troppo complessi che hanno lasciato brutti ricordi.
Così si va avanti “come abbiamo sempre fatto” anche quando è evidente che quel modo non regge più il carico di lavoro attuale.
Il paradosso del tempo che non c’è mai
Per mettere ordine e creare automazioni servirebbe tempo.
Per avere tempo servirebbe mettere ordine e creare automazioni.
È un circolo chiuso che ti porta a lavorare sempre in emergenza.
Diventi bravissimo a spegnere incendi ma non hai mai l’occasione di costruire qualcosa che ne eviti la nascita.
Qui il punto non è lavorare di più ma lavorare in modo diverso.
Trasformare pezzi di lavoro ripetitivo in flussi che girano da soli controllati da te.
Che cosa significa davvero automatizzare in una piccola impresa
Quando si parla di automazioni molti pensano a progetti enormi da grande azienda.
In realtà in una pmi automatizzare significa lavorare con buon senso.
Per esempio:
- evitare doppi inserimenti degli stessi dati,
- generare documenti e stampe partendo da informazioni già presenti nel gestionale,
- avere promemoria automatici che ricordano scadenze e attività,
- aggiornare report in automatico senza dover copiare incollare tabelle.
Automatizzare non vuol dire togliere l’intelligenza umana dal lavoro.
Vuol dire togliere alle persone quei compiti che non richiedono ragionamento ma solo tempo.
Gli effetti concreti delle attività ripetitive sul tuo ruolo
Ogni volta che ti occupi in prima persona di attività ripetitive succedono due cose.
- Ti stanchi senza creare vero valore,
- Rimandi le decisioni importanti perché non hai testa libera.
Nel lungo periodo questo porta a:
- accumulare arretrati strategici,
- perdere opportunità perché non riesci a seguirle,
- vivere la crescita con tensione invece che con entusiasmo.
Le automazioni non sono un lusso.
Sono il modo per difendere il tuo ruolo di imprenditore da un mare di micro attività che ti trascinano in basso.
Da dove partire per automatizzare senza stravolgere tutto
Il segreto è iniziare in piccolo scegliendo bene i primi ambiti di intervento.
- Fai un elenco delle attività ripetitive.
Tutto ciò che fai almeno una volta alla settimana nello stesso modo entra in lista. - Stima quanto tempo ti porta via ogni anno.
Dieci minuti al giorno diventano oltre trentacinque ore in un anno lavorativo. - Individua le attività a basso rischio.
Parti da ciò che è facile da standardizzare non da processi troppo complicati. - Chiediti quali dati hai già.
Spesso l’informazione c’è già ma non la sfrutti per generare automaticamente ciò che ti serve. - Scegli uno strumento unico dove far vivere i flussi.
Senza una base dati condivisa ogni automatismo diventa fragile.
Piccoli passi continui generano molto più valore di grandi progetti mai iniziati.
Perché excel e macro non sono la soluzione definitiva
Molte aziende provano ad automatizzare usando solo fogli excel, macro e stratagemmi locali.
Funziona per un po’ poi iniziano i problemi.
- Solo una o due persone capiscono davvero come funzionano i file,
- Se un foglio si rompe nessuno sa più come sistemarlo,
- Le automazioni lavorano sui file non sui processi quindi restano fragili,
- Appena devi coinvolgere altre persone il sistema si complica.
Il rischio è costruire una “ragnatela” che dipende da pochi individui invece di un meccanismo semplice accessibile a tutti.
Il ruolo centrale del gestionale nelle automazioni
Per automatizzare con serenità ti serve un luogo stabile dove vivono i dati e i processi.
Questo luogo è il gestionale.
Quando usi un gestionale in modo pieno puoi:
- inserire una volta sola i dati dei clienti dei lavori delle scadenze,
- generare automaticamente documenti fatture report partendo da quelle informazioni,
- avere flussi di lavoro che guidano le persone passo dopo passo,
- impostare avvisi e promemoria senza dover creare mille post it digitali,
- ottenere statistiche aggiornate senza rifare i conti ogni volta.
Il gestionale diventa il motore silenzioso che fa girare in automatico ciò che oggi fai a mano.
Come deve essere una buona automazione per aiutare davvero
Non tutte le automazioni sono utili.
Alcune rischiano di complicare invece di semplificare.
Una buona automazione in piccola impresa dovrebbe:
- essere comprensibile a chi la usa non solo a chi l’ha configurata,
- ridurre i passaggi non aggiungerne di nuovi,
- appoggiarsi su dati che già inserisci per altri motivi,
- poter essere modificata con facilità quando il lavoro cambia.
Se serve un consulente ogni volta che vuoi cambiare un dettaglio l’automazione rischia di diventare una gabbia.
Il contributo di un gestionale umano come ContAttiva
Qui entra in gioco il tipo di gestionale che scegli.
Per sfruttare davvero le automazioni ti serve uno strumento nato per la realtà delle piccole imprese.
Un gestionale umano come ContAttiva ti aiuta perché:
- è completamente web quindi puoi far girare processi automatici senza preoccuparti di server e aggiornamenti,
- ha un’interfaccia semplice così le automazioni sono visibili e gestibili anche da chi non è tecnico,
- ti permette di collegare clienti lavori documenti scadenze così la stessa informazione alimenta più flussi,
- integra funzioni che evitano doppi inserimenti e generano documenti e stampe in modo automatico,
- offre assistenza vicina che ti aiuta a trasformare le tue attività ripetitive in processi più snelli.
In questo modo il “fatto una volta buono per sempre” diventa reale.
Configuri un flusso lo provi lo sistemi poi ti godi i benefici ogni giorno.
Una riflessione da portare a casa
Pensa a tre attività che fai spesso e che non ti fanno crescere come imprenditore ma solo “tenere in piedi la baracca”.
Ora immagina di liberare metà del tempo che oggi richiedono grazie ad automazioni semplici appoggiate a un gestionale.
Che cosa potresti farci con quel tempo.
La risposta a questa domanda ti dice perché vale la pena fermarti un momento a progettare un modo più intelligente di lavorare invece di continuare a rifare ogni mese ciò che potresti impostare una volta sola.
Se leggendo questo articolo hai riconosciuto almeno un pezzo della tua azienda forse è il momento di vedere come potrebbe funzionare in modo diverso. Raccontaci in poche righe come lavori oggi con clienti lavori e scadenze e prepareremo per te una dimostrazione personalizzata di ContAttiva costruita sulla tua giornata tipo non su slide generiche. Nessun impegno nessun vincolo solo un confronto concreto per capire se questo gestionale umano può davvero alleggerire il tuo prossimo anno di lavoro.
